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收藏:史上最全的公关活动操作指南(下)

浏览:/ 2017-06-05 09:11

 

  做活动的应该都清楚,企业办一场公关活动往往需要大量的财力、物力、人力的输出,经常在举办公关活动期间会遇到很多意识不到的问题,例如:怕流程出错、现场出现让领导不满意的地方、预算不够、活动效果不好、甚至在活动现场出现让自己措手不及的事件发生,那该如果避免这些问题呢,活动管家来告诉你,继上篇(史上最全的公关活动操作指南(上),值得收藏)之后,今天小编给大家分享公关活动中的执行流程和需要注意到的一些细节。

  一般公关活动执行流程分为以下几个大步骤;

  一、场地布置

  二、活动彩排

  三、活动管理

  四、费用清单

  五、活动总结

  1、场地布置

  俗话说得好“万事开头”, 公关活动难就难在选场地和场地布置上面,那么该如何学会和场地方沟通呢,首先要做好场地前期的考察和确认工作;

  1)确定公关活动的布置时间;

  2)确定进场路线、例如,停车区域,卸货区域、是否有货梯,能通过物料的体积大小;

  3)确定活动用电量、开关闸的位置;

  4)确定客梯、楼梯、安全出口的位置;

  5)确定特邀嘉宾的座位席以及休息室;

  6)确定嘉宾签到台、展示区的位置;

  7)确定座椅数量、摆放方式和座椅的样式;

  8)确定嘉宾走动区域、茶歇位置等;

  9)确定现场是否有网络以及覆盖情况;

  10)确定现场灯光位置;

  11)确定空调温度、讲台位置和高度;

  12)确定停车场位置和数量;

  13)确定活动现场的总面积以及各区域面积;

  其次就是活动中所需的物料制作上的最终核对,如果提前检查出来问题也好抓紧时间进行更换;

  1)仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期以及时间;

  2)查看喷绘制作的质量,及时补救,如需要重新喷绘、调整颜色和加工制作等;

  3)核查现场使用的材料是否真实;

  4)工程预期是否按预期施工;

  5)施工人员是否全部到位,对接施工负责人;

  6)高规格的场地方可能需要施工人员的身份证和照片方可进场;

  7)制作施工物料清单进度表,是否按期完成并确认返工的时间差;

  8)现场可以多准备一点各种颜色的双面胶或透明胶之类的,一些辅助小工具尽量多带;

  接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的施工项目完成情况;

  1)运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;

  2)定好舞台、主背景板位置,测量前后的间距;

  3)签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;

  4)活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;

  5)控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;

  6)现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗;

  到这里基本上场地搭建施工搭建工作基本完成了,但是你以为这就够了吗?你还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节,例如:

  1)音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;

  2)接收主办方提供的客户资料,如:礼品袋、资料等等;

  3)将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;

  4)检查活动当中所需的道具;

  5)所有物料的画面、摆放位置是否正确;

  6)嘉宾进会场路线上是否有杂物或者地毯有瑕疵的地方;

  7)检查出问题应及时纠正;

  2、活动彩排

  1)首先确认所有的彩排人员是否全部到位;

  2)确认舞美灯光、音响设备是否调试到位;

  3)确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;

  4)确定VIP嘉宾名单无误;如有改动及时和主持人沟通到位;

  5)确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;

  6)最后检查一下会场地面是否保持清洁;

  活动彩排流程完成之后可以放松下,或者找个没人的地方稍微睡一会,接下来就是坐等活动开始啦!

  

 

  3、活动管理

  会前

  1)安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节;

  2)安排专门人员接待VIP嘉宾,(具体可以和客户沟通);

  3)安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花;

  4)安排礼仪人员引导嘉宾入场就座;

  会中

  1)安排工作人员为嘉宾开门关门;

  2)活动开始前,和所有工作人员提前五分钟进行确认;

  3)灯光show走起、音乐走起,主持人上场;

  4)会中各个环节应安排各工作人员把控,启动仪式需要礼仪协助;

  5)安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影;

  会后

  1)VIP嘉宾离场时,安排专门按电梯或者有专车接送;

  2)嘉宾全部离开场地之后,就开始撤展,并嘱咐施工人员注意安全;

  3)与场地方进行场地费用结算,以及其他产生的费用;

  4)提醒客户余下的资料是否要打包带走;

  5)最后带回自家的物资,并检查是否有遗留之物;

  4、费用清单

  每场公关活动结束后都需要有一份详细的费用清单,一般会后的费用清单包括以下三种;

  1)活动尾款催收;

  2)演艺人员费用;

  3)物料制作费用;

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